In einer Welt, die immer mehr von Remote Work geprägt ist, wird Homeoffice auch grenzüberschreitend immer beliebter. Doch bevor jemand seinen Laptop pack und ins Ausland zieht, sollte man die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fallstricke kennen. Dieser Blog-Beitrag wirft einen genaueren Blick auf die Thematik und gibt praktische Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Homeoffice im Ausland: Steuer- und Sozialversicherungsfallen vermeiden
In einer Welt, die immer mehr von Remote Work geprägt ist, wird Homeoffice auch grenzüberschreitend immer beliebter. Doch bevor jemand seinen Laptop pack und ins Ausland zieht, sollte man die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fallstricke kennen. Dieser Blog-Beitrag wirft einen genaueren Blick auf die Thematik und gibt praktische Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
1. Kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice
Trotz der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice besteht kein gesetzlicher Anspruch darauf, weder im Inland noch im Ausland. Klare Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind ratsam, besonders wenn die Arbeit im Ausland stattfindet. Hierbei sind Aspekte wie Geheimhaltung, Datenschutz und Arbeits- sowie Gesundheitsschutz zu berücksichtigen.
2. Das Tätigkeitsortprinzip
Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung basiert auf dem Tätigkeitsortprinzip. Personen, die innerhalb der EU arbeiten, unterliegen grundsätzlich den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats. Doch es gibt Ausnahmen.
3. Ausnahmen vom Tätigkeitsortprinzip
Entsendungen und regelmäßige Tätigkeiten in zwei oder mehr Mitgliedstaaten bilden Ausnahmen vom Tätigkeitsortprinzip. Bei Entsendungen bleibt der Arbeitnehmer in seinem Heimatland sozialversichert, auch wenn er vorübergehend im Ausland arbeitet. Bei regelmäßigen Tätigkeiten in zwei Ländern wird anhand einer Gesamtbewertung festgestellt, welches Sozialversicherungsrecht anzuwenden ist.
4. Praktische Beispiele
Die folgenden Beispiele verdeutlichen die Problematik:
a) Regelmäßige Tätigkeit im Ausland
Herr A wohnt in Deutschland und arbeitet regelmäßig (mehr als 75 %) in Belgien für die belgische Trade SRL. Gemäß Art. 13 Abs. 1 Buchst. b) der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 unterliegt er dem Sozialversicherungssystem von Belgien, da kein wesentlicher Teil seiner Tätigkeit in Deutschland ausgeübt wird.
b) Regelmäßige Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice
Herr A wohnt in Deutschland und arbeitet für die Trade SRL in Belgien, jedoch ausschließlich von seinem Homeoffice in Deutschland aus. In diesem Fall unterliegt er ausschließlich dem deutschen Sozialversicherungssystem.
c) Regelmäßige Tätigkeit in Deutschland und im Ausland
Herr A arbeitet sowohl in Belgien als auch im deutschen Homeoffice. Je nach dem prozentualen Anteil seiner Tätigkeit in jedem Land kann sich die Zuordnung zum Sozialversicherungssystem ändern.
5. Verwaltungstechnische Tipps
Um Probleme mit den Sozialversicherungsanstalten zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer regelmäßige Tätigkeiten im Ausland bei der zuständigen Stelle melden. A1-Bescheinigungen sind erforderlich, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland tätig ist, ohne dessen Sozialversicherungssystem zu unterliegen.
6. Fazit und Praxistipps
Die Tätigkeit im ausländischen Homeoffice wirft komplexe Fragen auf, sowohl im steuerlichen als auch im sozialversicherungsrechtlichen Bereich. Eine sorgfältige Planung und klare Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind entscheidend, um Unsicherheiten zu vermeiden.
In der Praxis nehmen die Fragen zu und bedürfen einer sorgfältigen Prüfung und Dokumentation:
Praxisfall: Arbeit im Homeoffice für eine deutsche GmbH von Österreich aus
Herr Müller, ein erfahrener Softwareentwickler, arbeitet für die deutsche TechSolutions GmbH. Aufgrund der flexiblen Arbeitsregelungen hat Herr Müller die Möglichkeit, von jedem Ort aus zu arbeiten. Inspiriert von den malerischen Landschaften und der Ruhe in Österreich beschließt er, für eine gewisse Zeit ausschließlich von seinem Wohnort in Wien aus zu arbeiten.
1. Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber
Bevor Herr Müller seinen Schreibtisch nach Österreich verlagert, ist es entscheidend, klare Absprachen mit TechSolutions zu treffen. Eine detaillierte Vereinbarung über die Bedingungen des Homeoffice, Arbeitszeiten und etwaige Besuche im deutschen Büro sind unabdingbar. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern dient auch als Grundlage für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Überlegungen.
Gemäß den Sozialversicherungsvorschriften könnte Herr Müller während seiner Arbeit in Österreich dem österreichischen Sozialversicherungssystem unterliegen. Eine genaue Analyse seines Arbeitsumfangs und der Dauer des Homeoffice-Aufenthalts ist erforderlich, um die Anwendbarkeit der Regelungen zu bestimmen.
Sollte die Prüfung dies ergeben und arbeitet Herr Müller tatsächlich nur vor Ort in Österreich, sind Sozialversicherungsbeiträge in Österreich abzuführen.
2. (Lohn-) Steuerliche Aspekte
Ist die „gewisse“ Zeit, die Herr Müller in Österreich arbeitet, so auszulegen, dass er dort seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat und über 183 Tage in Österreich ist, so unterliegt Herr Müller in steuerlicher Hinsicht der österreichischen Einkommensteuer. Hier ist im Vorfeld eine genaue Prüfung erforderlich, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Es ist Lohnsteuer in Österreich anzumelden und abzuführen für Mitarbeiter, die nur vor Ort in Österreich tätig sind.
3. Arbeitgeberpflichten
TechSolutions steht ebenfalls in der Verantwortung, die notwendigen administrativen Schritte zu unternehmen. Dazu gehört die Klärung der sozialversicherungsrechtlichen Situation von Herrn Müller und die Bereitstellung der erforderlichen Dokumente. Zudem bräuchten sie als deutsche GmbH einen österreichischen Steuerberater, der die monatliche Gehaltsabrechnung erstellt und sich um die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsabgaben kümmert.
4. Ertragsteuerliche Betriebstätte
Zu überlegen ist auch, ob Herr Müller mit seiner Homeoffice Tätigkeit in Österreich eine Betriebsstätte der TechSolutions GmbH begründet.
Eine ertragsteuerliche Betriebsstätte in Österreich kann vermieden werden, wenn folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Weniger als 25% der eigentlichen Tätigkeit im Homeoffice oder
- Lediglich Vor- und Nachbereitung im Homeoffice (die meiste Zeit wird im Auto oder bei Kunden verbracht)
- Kein Empfang von Kunden im Homeoffice
- Keine Angabe der privaten Adresse des Herrn Müllers als „Geschäftskontakt“
- Keine Abschlussvollmacht für Verträge mit Kunden
Aller Voraussicht nach wird es in dem vorliegenden Fall keine ertragsteuerliche Betriebsstätte in Österreich geben.
Fazit
Die Arbeit im Homeoffice ist mehr als nur das Einpacken des Laptops. Es erfordert klare Absprachen, insbesondere wenn die Arbeit grenzüberschreitend erfolgt. Die rechtzeitige Klärung von steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen kann dazu beitragen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden
